KI in der Verwaltung – Eine Studie aus dem Ruhrgebiet mit sehr interessanten Ergebnissen

19 Kommunalverwaltungen im Ruhrgebiet setzen KI ein. Was die RVR-Studie über Entlastung, Schatten-KI, Schulungen und fehlende Erfolgsmessung zeigt.

Frank Tentler · 3. November 2026

Im Kreis Unna gibt es einen Plan, den außerhalb der Kreisverwaltung kaum jemand kennt. Er heißt Pflegebedarfsplan und legt fest, wie viele Pflegeangebote der Kreis in den kommenden Jahren braucht. Für ältere Menschen und ihre Familien hängt viel an diesem Papier. Bisher hat die Arbeit daran neun Monate gedauert. Seit der Kreis die Daten mit KI-gestützten Programmen auswertet, dauert sie laut Studie etwa neun Stunden.

Diese Zahl steht in einer Studie, die der Regionalverband Ruhr im Oktober 2026 veröffentlicht hat. Sie heißt „KI-Nutzung in den Kommunalverwaltungen des Ruhrgebiets“ (PDF) und ist das erste systematische Lagebild dazu, wie die Städte und Kreise der Region mit künstlicher Intelligenz arbeiten. Erarbeitet haben sie Fachleute des Deutschen Forschungszentrums für Künstliche Intelligenz und der Firma PROSOZ aus Herten. Zwischen Januar und Juli 2026 haben sie alle elf kreisfreien Städte und alle vier Kreise des Ruhrgebiets befragt, dazu die Städte Hattingen, Herten, Moers und Unna. Das sind 19 Verwaltungen von Moers bis Hamm.

Wer KI in den Rathäusern voranbringt

Das erste Ergebnis passt zu einer Beobachtung, die ich seit Monaten mache. KI ist in Deutschland längst Alltag, auch dort, wo man es am wenigsten erwartet. Alle 19 Verwaltungen nutzen KI bereits, um Texte zu schreiben und zu recherchieren. In zwölf der 15 Städte und Gemeinden laufen eigene KI-Assistenten für die Beschäftigten mindestens als Pilot, in sechs davon im normalen Betrieb. 17 Verwaltungen berichten, dass KI ihnen spürbar Routinearbeit abnimmt. 13 geben dem Thema eine hohe oder sehr hohe Priorität.

Noch interessanter finde ich, wer diese Entwicklung antreibt. In allen 19 Verwaltungen nennen die Befragten die Verwaltung selbst als stärksten Treiber. Andere Kommunen und Netzwerke kommen auf neun Nennungen, die Politik vor Ort auf drei, Vorgaben von Land und Bund auf zwei. Auch unter den Hindernissen taucht die Politik nicht auf. Keine einzige Verwaltung nennt politische Zurückhaltung als Problem, und keine klagt über fehlendes Interesse in den Fachbereichen. Gebremst wird die KI von ganz praktischen Dingen, die jeweils elf Verwaltungen nennen. Es fehlt Personal, es gibt Unsicherheit beim Datenschutz und im Recht, und die technische Ausstattung reicht nicht. Der Wille ist in den Rathäusern also da. Es fehlen die Mittel.

Wie Kommunen den Nutzen messen und mit Schatten-KI umgehen

Dann kommt das Ergebnis, das ich für das wichtigste der ganzen Studie halte. Nur neun der 19 Verwaltungen halten ihre KI-Aktivitäten formal fest. In 13 Verwaltungen haben bisher weniger als 40 Prozent der Beschäftigten eine Schulung zu KI bekommen, in acht davon weniger als 20 Prozent. Nur eine einzige Verwaltung misst mit Zahlen, was die KI tatsächlich bringt, sieben messen es überhaupt nicht. Die Autorinnen und Autoren schreiben dazu: „Den breit berichteten positiven Effekten steht kaum belastbare Evidenz gegenüber“.

Für die Arbeit in den Rathäusern hat das handfeste Folgen. Wer nicht misst, kann im nächsten Haushalt nicht belegen, warum eine Lizenz oder eine neue Stelle für KI ihr Geld wert ist. Er kann auch nicht erkennen, welches Projekt man besser beendet. Das Gefühl der Entlastung ist echt, sonst würden es nicht 17 Verwaltungen beschreiben. Ein Gefühl lässt sich aber schlecht von einer Stadt in die nächste übertragen. Eine gemessene Zahl lässt sich übertragen.

Die geringe Schulungsquote hat eine zweite Folge, über die in Verwaltungen ungern gesprochen wird. Die Studie verweist auf eine Erhebung des Umfrageinstituts Civey. Danach nutzen 36 Prozent der Beschäftigten auf Kommunalebene KI-Programme, die ihre Organisation nicht geprüft und als sicher eingestuft hat. Man nennt das Schatten-KI. Ich glaube nicht, dass die Menschen das aus Leichtsinn tun. Sie haben viel Arbeit auf dem Tisch und wissen, dass KI dabei hilft. Ein Verbot ändert daran wenig. Helfen würden ein gutes Werkzeug der eigenen Verwaltung und eine Schulung, die erklärt, wie man es sicher benutzt. Hier liegt für mich der größte Hebel der ganzen Studie.

Was die Städte im Ruhrgebiet voneinander lernen können

Das vierte Ergebnis betrifft die Region als Ganzes. Die Aufgaben sind in allen Städten fast gleich, und trotzdem „entwickelt derzeit jede Kommune eigene Lösungen, Dienstanweisungen und Schulungskonzepte parallel“, wie es in der Studie heißt. Die Wege sind verschieden, und von jedem kann man etwas lernen. Meine Heimatstadt Oberhausen hat mit dem Personalrat eine Vereinbarung geschlossen, nach der Fachbereiche in einer „KI-Werkstatt“ Ideen ausprobieren können. Ihre KI-Strategie will die Stadt erst danach auf Grundlage dieser Erfahrungen festschreiben. Für ihre KI lässt sie im Rechenzentrum des kommunalen IT-Dienstleisters regio iT eigene Server betreiben, die nur für Oberhausen reserviert sind. Bochum lässt rund 80 Prozent von etwa 50.000 Rechnungen der Kita-Träger automatisch bearbeiten. Hattingen beantwortet seit April 2025 mit dem Chatbot „Hatti“ Fragen der Bürgerinnen und Bürger, etwa 1.700 im Monat. Der Kreis Unna verbindet seine KI-Regeln mit der Garantie, dass durch KI keine Stellen abgebaut werden.

Duisburg, wo ich an der Volkshochschule das halbjährliche KI-Update gebe, hat sich laut Studie bewusst gegen eine formale KI-Strategie entschieden. Die Stadt will ihre Beweglichkeit nicht durch lange Entscheidungswege bremsen. Schulungen sind dort freiwillig, die Stadt ermutigt aber aktiv dazu und lässt eigene Mitarbeitende in Aktionswochen Kurse geben. Im Callcenter arbeitet bereits ein Sprachassistent. Ich verstehe das Argument, denn eine Strategie, die zwei Jahre durch Gremien wandert, hilft niemandem. Ich halte trotzdem einen Plan über fünf Jahre für nötig. Wer nicht festhält, was er vorhat, kann später auch nicht messen, was daraus geworden ist. Genau das vermisst die Studie am deutlichsten.

Die Verwaltungen wissen das selbst. 13 der 19 wünschen sich vom Regionalverband Ruhr Unterstützung bei Standardisierung und Koordination, jeweils elf bei Vernetzung und Qualifizierung. Nur zwei sehen keinen Bedarf. Eine zentrale Steuerung von oben wollen sie ausdrücklich nicht. Gesucht wird jemand, der Erfahrungen sammelt, weitergibt und gerade den kleineren Kommunen zur Seite steht. Ich halte das für eine sehr kluge Antwort. Eine Dienstanweisung für KI, die in einer Stadt funktioniert, funktioniert sehr wahrscheinlich auch in der Nachbarstadt. Essen hat nach eigener Schätzung schon mehr als 80 Prozent seiner Beschäftigten geschult, in Hamm sind es weniger als 20 Prozent. Diese Schulung muss in Hamm niemand neu erfinden.

Neun Monate und neun Stunden, diese Zahl aus dem Kreis Unna wird man sich merken. Sie ist eine der wenigen in der Studie, die ein Vorher und ein Nachher zeigt. Ich wünsche mir, dass es in zwei Jahren hundert solcher Zahlen aus dem Ruhrgebiet gibt, aufgeschrieben und mit den Nachbarn geteilt. Dann muss niemand mehr glauben, dass KI in der Verwaltung hilft. Man kann es nachlesen.

Zum Nachlesen

Vorstellung der Studie bei der Innovation Mine · Veröffentlichung bei PROSOZ